Een eigen bedrijf hebben is fantastisch mooi. De wereld een betere plek maken met jouw producten en diensten is één van de kansen die je bij uitstek als ondernemer hebt. Dat kan natuurlijk ook als je een vaste baan ergens hebt, maar met je eigen onderneming kun je zelf de koers bepalen en de kwaliteit van je producten en diensten vaststellen. Webpuccino® staat voor kwaliteit en service en we doen onze uiterste best om daarin uit te blinken. Daarin zien we ook de uitdagingen die je als ondernemer tegen komt. Hier zijn een paar van de grootste uitdagingen met effectieve oplossingen om productief te werken.

Alles tegelijk

Als één van je klanten een probleem heeft, wil je dat natuurlijk het liefste zo snel mogelijk oplossen. De uitdaging is alleen dat je vaak niet maar aan één project werkt, maar meerdere zaken hebt lopen. Je kunt niet alles tegelijk doen, zeker niet als je alleen of in een klein team werkt. Het is dan zaak om prioriteiten te stellen. Dat is de reden waarom je in onze Helpdesk kunt zeggen hoe dringend je vraag is. Sommige zaken moeten zo snel mogelijk opgelost worden, maar andere taken kunnen ook op een later moment uitgevoerd worden. Vooral als er ineens veel vragen tegelijk komen, is het belangrijk om die op een lijst te zetten met een prioriteit en of tijdstip erbij wanneer je het gaat oppakken. Op die manier kun je gestructureerd te werk blijven gaan en de verschillende werkzaamheden zo snel mogelijk uitvoeren. Probeer vooral niet om het allemaal te onthouden zonder op te schrijven, want dan vergeet je zaken en verlies je je focus. Wanneer je een vraag krijgt, zet die dan op je To-do lijst en werk die dan op volgorde van prioriteit af.

Afleiding

Er zijn tegenwoordig zoveel communicatiemiddelen dat klanten je op allerlei verschillende manieren kunnen benaderen. Een WhatsApp-berichtje, een E-mail, een Facebook-bericht, de telefoon, FaceTime, Skype, SMS en zo zijn er nog meer te verzinnen. Als je daar continu meteen op reageert, kun je geen focus houden en daadwerkelijk je werkzaamheden uitvoeren. Wanneer je een project af wilt maken, leg dan eens je telefoon weg of sluit je e-mail af. Het is natuurlijk belangrijk om goed bereikbaar te zijn, maar het is ook erg productief om af en toe een periode ongestoord te kunnen werken. Een mogelijke manier om dat te doen is om vroeg te beginnen met werken. Voor negen uur zijn er nog niet zoveel mensen aan het werk en kun je dus meestal goed gefocust zonder afleiding aan het werk gaan. Timothy Ferriss raadt in het boek ‘The 4-hour work week’ aan om vaste moment voor je e-mail te in te plannen. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om ’s morgens om half tien je e-mail te checken, dan aan het begin van de middag nog een keer en aan het einde van de dag nog een derde keer. Dat werkt efficiënter dan je e-mail continue open te hebben staan en steeds meteen te reageren als je een notificatie krijgt, hetzelfde geldt voor WhatsApp en andere berichtjes. De meeste zaken kunnen wel even wachten en vereisen niet een direct antwoord. Dus in plaats van overal meteen op te reageren, kun je beter vaste momenten kiezen om te communiceren, zodat je het met focus kunt doen en je niet steeds te laten afleiden.

Reactief werken

Je kunt je planning laten bepalen door wat er op je pad komt, door bijvoorbeeld ’s morgens eerst je e-mail te checken en vervolgens op basis daarvan je dag in te plannen. Het probleem is dat je daarmee de regie uit handen geeft en reactief bezig bent. Op die manier ga je alle kanten op zonder een echte focus te hebben. Een betere strategie is om aan het begin van de dag zelf te bepalen waar je die dag mee aan het werk gaat, ongeacht van wat er allemaal aan vragen en berichten binnenkomt. Op die manier kun je beter je prioriteiten stellen en doelgericht te werk gaan. Als je in de morgen de twee of drie belangrijkste taken voor die dag vast stelt en eventueel nog wat ruimte houdt voor onverwachte zaken, weet je van te voren waar je die dag mee aan het werk gaat en kun je een betere planning maken.

Focus

Eigenlijk komen deze drie uitdagingen op hetzelfde neer, het gaat er om dat je je focus bewaart. Als je dat doet, kun je je klanten beter en sneller van dienst zijn, dan wanneer je probeert om alles tegelijk en direct te doen. Dus maak je plan in de morgen, doe niet alles tegelijk en zorg voor tijden waarin je zonder afleiding kunt werken.